Hoe de vrije ruimte wordt berekend
De vrije ruimte van de werkkostenregeling is een percentage van de totale fiscale loonsom van alle werknemers samen. Voor 2026 is dat 2,00% over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% over het bedrag dat daarboven uitkomt. Een werkgever met een hogere loonsom krijgt dus verhoudingsgewijs minder vrije ruimte over het bovenste deel dan over het eerste deel.
Bij een fiscale loonsom van bijvoorbeeld € 1.000.000 komt de vrije ruimte uit op € 8.000 over de eerste € 400.000 (2,00%) plus € 7.080 over de resterende € 600.000 (1,18%), in totaal € 15.080. Dit bedrag mag een werkgever in 2026 besteden aan aangewezen vergoedingen en verstrekkingen zonder dat daarover loonbelasting verschuldigd is. Dit rekenvoorbeeld is illustratief; de werkelijke loonsom van een bedrijf bepaalt de daadwerkelijke vrije ruimte.
Gerichte vrijstellingen vallen buiten de vrije ruimte
Naast de vrije ruimte kent de werkkostenregeling gerichte vrijstellingen. Dit zijn vergoedingen en verstrekkingen die onbelast zijn en niet ten koste van de vrije ruimte gaan. Een voorbeeld is vervoer: vervoersbewijzen voor het openbaar vervoer vallen hieronder, net als een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer tot € 0,25 per kilometer in 2026. Blijft een werkgever binnen deze gerichte vrijstellingen, dan telt dat bedrag niet mee bij het bepalen of de vrije ruimte is overschreden.
Nihilwaarderingen tellen evenmin mee
Voor sommige voorzieningen op de werkplek geldt een nihilwaardering: de fiscale waarde wordt op € 0 gesteld. Ook deze voorzieningen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Dit geldt bijvoorbeeld voor een bureau en kopieermachine op de werkplek. Net als bij de gerichte vrijstellingen hoeft een werkgever deze voorzieningen niet mee te tellen bij de vraag of de vrije ruimte van de werkkostenregeling vol is.
Wat gebeurt er als de vrije ruimte vol is
Komt het totaal van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen boven de vrije ruimte uit, dan moet een werkgever over het bedrag daarboven 80% belasting betalen. Deze eindheffing is een aanvullende afdracht van de werkgever in de aangifte loonheffingen; voor de werknemer verandert het brutoloon of de loonheffing op de loonstrook daardoor niet.
Vrije ruimte in 2026 bijhouden
Omdat de vrije ruimte wordt berekend over de totale fiscale loonsom van het hele kalenderjaar, staat pas na afloop van het jaar vast of 2,00% over de eerste € 400.000 en 1,18% daarboven voldoende is geweest. Door gedurende het jaar bij te houden welke vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon zijn aangewezen, kan een werkgever tijdig zien of de vrije ruimte dreigt te worden overschreden.
Veelgestelde vragen
Telt een kilometervergoeding van meer dan € 0,25 mee voor de vrije ruimte?
Ja. Vergoedt een werkgever meer dan € 0,25 per kilometer voor woon-werkverkeer, dan is dat meerdere geen gerichte vrijstelling meer en telt het mee bij het bepalen of de vrije ruimte van de werkkostenregeling is volgemaakt. Is de vrije ruimte vervolgens vol, dan is over het overschot 80% belasting verschuldigd.
Merkt een werknemer iets van de werkkostenregeling op de loonstrook?
Niet zolang de werkgever binnen de vrije ruimte en de gerichte vrijstellingen blijft: die vergoedingen en verstrekkingen zijn onbelast en veranderen niets aan het brutoloon of de ingehouden loonheffing. Overschrijdt de werkgever de vrije ruimte, dan is de werkgever 80% belasting verschuldigd over het overschot; dat raakt de loonstrook van de werknemer niet.
Bronnen en verantwoording
Dit artikel is automatisch opgesteld met broncontroles. Die controles sluiten interpretatiefouten niet uit. Algemene uitleg; geen beoordeling van uw persoonlijke situatie. Vermeld een mogelijke fout via het contactformulier. Redactie en correcties.